Daten aus einer Hand: Smart Reports von Myfactory

Mehr Effizienz durch integrierte Daten im ERP-System aus der Cloud

St.Gallen, 28. April 2020

Daten sind das neue Öl – das wissen auch viele kleine und mittelständische Unternehmen. Einziges Problem: sie nutzen ihre oft zahlreich vorhandenen Daten-Schätze nicht. Das hat mehrere Gründe: Zum einen arbeiten sie immer noch mit Excel, das nur begrenzte Funktionen besitzt. Zum anderen nutzen sie verschiedene Systeme, die untereinander die Informationen nicht austauschen können. Myfactory setzt auf ein integriertes System mit zentraler Datenhaltung, das mit Smart Reports den Zugriff auf Informationen stark vereinfacht. Wie das funktioniert, erklärt der folgende Beitrag.

Myfactory, ein führender ERP-Cloud-Hersteller, hilft kleinen und mittelständischen Unternehmen bei der Erstellung von Auswertungen und Belegen. Dazu entwickelte das Unternehmen das Modul Smart Reports. Darüber lassen sich bestimmte Daten aus unterschiedlichen Quellen zusammenstellen und zum Beispiel Belege wie Rechnungen individuell gestalten. Basis dafür sind die Daten im ERP-System – aber auch eigene SQL-Statements lassen sich hier integrieren. Das Modul ist in allen Cloud-Abos verfügbar.

David Lauchenauer, Geschäftsführer und Gesellschafter der Myfactory Gruppe

“Kundenanforderungen werden immer komplexer. Das zeigt sich zum Beispiel auch im Belegwesen. Ob Rechnung, Auftrag oder Lieferschein – oft braucht es eine Vielzahl von Daten, die kombiniert und aufbereitet werden müssen. Dabei hilft unser Modul Smart Reports. Mehr noch: Mit ihm lassen sich nicht nur Belege, sondern auch aufwendige Kundenstammblätter erstellen, aber auch Listen, aus denen sich konkrete Massnahmen für die Zukunft ableiten lassen.”

Smart Reports: Funktionsweise und Anwenderbeispiele

Mit dem Modul Myfactory Smart Reports erstellen technisch versierte Anwender eigene Berichte – zum Beispiel für die Visualisierung von Daten nach individuellen Anforderungen. Dabei kann der Nutzer sowohl auf selbst erstellte Datenquellen (DataViews) als auch auf bestehende Datenquellen (ReportPages) zugreifen. Weiter lassen sich auch die eigenen SQL-Statements als Datenquelle nutzen. Das Bericht-Layout ist einfach zu bearbeiten. Um die Erstellung von zum Beispiel Belegen zu vereinfachen, sieht der Anwender jede Auswirkung seiner Änderung direkt im Dokument. Das ermöglicht der Editor „What You See Is What You Get“ (Was Sie sehen, ist das, was Sie bekommen). Für Smart Reports gibt es viele Anwendungen, zum Beispiel:

• Der Belegdruck: Der Druck von Angeboten, Aufträgen, Lieferscheinen oder Rechnungen erfolgt häufig massgeschneidert – entsprechend den Anforderungen des Kunden. Dank der dynamischen Höhenberechnung erstellen Anwender mit wenigen Klicks individuelle Dokumente mit entsprechendem Abstand pro Textfeld. Das macht die Reportings präziser und verhindert das Abschneiden von Textteilen. Link-Tipp: Eine Anleitung für den Myfactory Belegdruck gibt es im Web.
• Der Listendruck: Unternehmen, die ein Lager mit vielen Produkten führen, stehen oft vor der Herausforderung, ihre Nachbestellungen effizient zu planen. Dabei können Smart Reports helfen, indem sich Anwender die Listen mit den Verkaufszahlen eines Produktes über mehrere Jahre hinweg ausgeben lassen. Mit dieser Datenbasis lassen sich Prognosen für die kommenden Monate ableiten. Ist die Nachfrage im Juni seit einer Dekade immer sehr hoch, ist eine grössere Bestellung empfehlenswert, um mögliche Engpässe zu vermeiden.

Smart Reports Designer: Aufbau und Vorteile

Durch den Smart Reports Designer lassen sich neue Smart Reports erstellen oder bestehende Berichte mit den bereitgestellten Werkzeugen bearbeiten. Dabei folgen Smart Reports im Wesentlichen immer dem gleichen Aufbau:

• Smart Reports bestehen aus Sektionen, zum Beispiel Seitenkopf, Seitenfuss und Positionen
• Die Sektionen beinhalten Felder, zum Bespiel Datenfeld, fester Text und Aggregationsfeld
• Die optische Darstellung von Feldern, zum Beispiel Schriftgrösse, Farbe und Ausrichtung, kann von Formaten beschrieben werden. Diese lassen sich den Feldern zuweisen

In den Sektionen können die Felder beliebig positioniert und in ihrer Grösse verändert werden. Letzteres erreichen Anwender, indem sie die gewünschte Grösse im rechten Detailbereich festlegen oder ganz einfach mit der Maus verschieben und vergrössern beziehungsweise verkleinern. Der Reportdesigner rechnet dabei alle Angaben exakt in Millimeterangaben um, und gibt so eine genaue Druckwiedergabe am Bildschirm wieder.

Innerhalb eines Berichts können mehrere Datenquellen verwendet werden: Für einen Kunden lassen sich etwa in einem Bereich die offenen Posten anzeigen und in einem anderen die gekauften Artikel. Damit sind auch aufwendige Kundenstammblätter möglich. Link-Tipp: Weitere Infos zum Smart Reports Designer sind im Web zu finden.