Cloud Software unterstützt KMUs bei der Kundenpflege

Myfactory: ERP-CRM-Integration aus der Cloud für effiziente Geschäftsprozesse

München, 30. August 2019

Grosse Unternehmen sind schon seit Jahren mit dem digitalen Wandel vertraut. Kleine und mittlere Betriebe beginnen oft erst jetzt, sich dem Megatrend zu widmen. Dabei stellen sie sich vor allem eine Frage: “Was bringt mir die Digitalisierung?”. Um diese Frage zu beantworten, braucht es den Blick in die Realität und damit in die Praxis. Die IT-Messe Topsoft ermöglicht 2019 genau das. Wieder als Austeller mit dabei ist Myfactory. Mehr dazu in der beigefügten Medienmitteilung.

In vielen Unternehmen ist die IT-Landschaft über Jahre gewachsen. Für jede Aufgabe gibt es eine eigene Software. Das ERP übernimmt beispielsweise die Planung von Ressourcen, das CRM die Kundendaten. Beide sprechen aber nicht mit einander. Die Folge ist Chaos: Das CRM eines Service-Unternehmens weiß zum Beispiel, dass ein Kunde seinen Vertrag verlängern will. Das ERP aber nicht, obwohl es dafür die Rechnung erstellen muss. Ob diese gezahlt wurde, ist wieder wichtig für das CRM. Wie sich das Problem lösen lässt, erklärt die Medienmitteilung von Myfactory.

Die Myfactory-Gruppe, ein führender Cloud-ERP-Hersteller, schafft für kleine und mittlere Unternehmen (KMUs) die Grundlage für optimierte Kundenbeziehungen. Ermöglicht wird das durch die Integration des Customer Relationship Managements (CRM) in die Enterprise-Ressource-Planning-(ERP)-Software. Ziele dieser Vernetzung sind reibungslose Geschäftsprozesse ohne Medienbrüche und eine 360-Grad-Sicht auf alle Kundendaten. Eine Business Software mit ERP-CRM-Integration ist ab 79 Euro pro Monat verfügbar.

David Lauchenauer, Geschäftsführer und Gesellschafter der Myfactory Gruppe

„Ob Excel, Selfmade oder Drittanbieter – viele KMUs arbeiten in Bezug auf CRM immer noch mit Insellösungen. Wer aber die Kundenzufriedenheit erhöhen und damit auch seinen Umsatz steigern möchte, sollte auf die Verzahnung von CRM und ERP setzen. Sie trägt dazu bei, eine oft heterogene IT-Landschaft zu harmonisieren, die Vertriebs- und Service-Ressourcen effizienter zu verteilen und ein integratives Marketing sowie Reporting aufzusetzen. Die Bereitstellung beider Systeme aus der Cloud sorgt zudem für eine hohe Verfügbarkeit sowie die Möglichkeit, das eigene Geschäft mobiler und flexibler zu gestalten.“

Werkzeuge: Das bieten integrierte ERP-CRM-Systeme

Mit der CRM-Integration in die ERP-Software entscheiden sich Unternehmen dazu, zwei Welten miteinander zu verbinden: Während CRM beim Verkaufen unterstützt (Kontakthistorie und -Anlage sowie Kampagnen), übernimmt das ERP alle Prozesse im Hintergrund (Planung und Steuerung von Ressourcen). Sind beide EDV-Systeme verbunden, ergeben sich unter anderem folgende Möglichkeiten:

Zielgruppendefinition

Ein zentraler Digitalisierungstrend lautet Personalisierung. Um Kunden aber individuell anzusprechen, müssen sie segmentiert werden. Sind die Zielgruppen einmal identifiziert, lassen sich Informationen einfach auswerten. Dabei hilft die Funktion Zielgruppendefinition, die sowohl dynamisch (nach Bestellungen, Vertragsdaten) als auch statisch (nach Branchen, Lieferant) erfolgt. Für die Segmentierung nach dynamischen Kundendaten braucht es die Integration in das ERP, da hier Daten gespeichert sind, die sich fortlaufend erweitern und ändern.

Serien-E-Mails

Neben Telefonkampagnen eignet sich die Zielgruppendefinition auch für den Serien-Mail-Versand. Einmal angelegt, erhält eine bestimmte Zielgruppe die gewünschte Nachricht. Dieser Prozess kann auch automatisiert stattfinden: Auf einer Messe nimmt das Marketing-Team einen neuen Kontakt auf. Dieser wird in die Zielgruppe „Interessent Messe“ eingeordnet. Diese Gruppe erhält nun automatisch in einem bestimmten Rhythmus E-Mails vom Unternehmen – zum Beispiel mit einem Demo-Link, einem Whitepaper oder dem Vorschlag zu einem persönlichen Treffen. Der Erfolg des Versands kann dann mit den ERP-Daten gemessen werden.

Datenschutz

Die europäische Datenschutzgrundverordnung stellt KMUs vor große Herausforderungen. Gerade bei diesem Thema müssen ERP und CRM sehr eng zusammenarbeiten. Zum Beispiel in Bezug auf die Aufbewahrungsfrist von Dokumenten, die an einen Datensatz in der Buchhaltung gebunden ist. Löschkonzepte unterstützen dabei, Daten aus unterschiedlichen Systemen zu löschen. Ermöglicht wird das durch den Anonymisierungsassistenten, der Kundendaten unwiederbringlich überschreibt. Dieses Werkzeug bildet die technische und organisatorische Voraussetzung für die Einhaltung des Datenschutzes, der für alle Unternehmen wichtig ist, die mit europäischen Kundeninfos arbeiten.

Vorteile: Warum CRM und ERP zusammenarbeiten müssen

Ein CRM ist mehr als nur eine Datenbank. Zusammen mit dem ERP bietet es zahlreiche Möglichkeiten, das Tagesgeschäft von kleinen und mittleren Unternehmen zu unterstützen. Dabei profitieren viele Abteilungen – darunter Marketing, Vertrieb und Service:

• Effizientes Marketing: Wer Kunden heute erreichen will, muss sie individuell ansprechen. Das heißt: Jede Nachricht muss auf den Kunden zugeschnitten sein. Darum bieten integrierte Systeme eine zielgruppengerechte Ansprache von Interessenten und Kunden. Zudem lassen sich darüber Merkmale wie Branchen, Regionen oder Umsatz berücksichtigen, die teilweise aus anderen Anwendungsbereichen stammen. Zudem ist so die Planung, Umsetzung und Erfolgskontrolle möglich – zum Beispiel von einem Event oder einer Marketingkampagne.

• Erfolgreicher Vertrieb: Ohne Produktinformationen oder Lieferfristen ist ein Verkäufer nicht erfolgreich. Diese Daten liegen in der Regel im ERP-System. Um die Sales-Pipeline zu füllen und einen kompetenten Kundenkontakt aufzubauen, sorgt das ERP als CRM-Datenzentrale für Transparenz: Zum Beispiel über Aufträge, Nachbestellungen oder Rabatte. Hinzu kommt: Moderne Software erlaubt durch Erfassungs-, Bewertungs- und Auswertungsmöglichkeiten, neue Kundenpotentiale zu analysieren und gezielt zum Abschluss zu bringen.

• Kundennaher Service: Professioneller Support ist für KMUs von existenzieller Bedeutung. Darum müssen moderne ERP- und CRM-Lösungen alles mitbringen, was es für die Koordination von Anfragen und Reparaturen benötigt. Sie liefern Informationen über die installierte Basis, geben eine Übersicht über Ansprechpartner oder helfen bei der Materialverwaltung und Einsatzplanung. Darüber hinaus lassen sich Workflows abbilden, die Routineaufgaben (Beantwortung von Anfragen, etc.) automatisieren.